Aby legalnie podjąć pierwszą pracę w Stanach Zjednoczonych, potrzebne są trzy rzeczy: uprawnienie do pracy (EAD, zielona karta lub obywatelstwo), numer SSN oraz prawidłowo wypełnione formularze przy zatrudnieniu – I-9 u każdego pracodawcy oraz W-4 lub W-9 w zależności od sposobu wynagrodzenia. Poniżej omówimy każdy dokument po kolei i zebraliśmy wszystko w jednej liście kontrolnej.
Jakie statusy uprawniają do pracy
Pracodawca w USA nie może legalnie wypłacać wynagrodzenia osobie bez potwierdzonego prawa do pracy. Potwierdzają to trzy dokumenty:
| Dokument | Co to jest |
|---|---|
| EAD (Employment Authorization Document) | Karta zezwolenia na pracę. Wnosi się o nią za pomocą formularza I-765. Uprawnia do pracy w okresie ważności karty. |
| Green Card | Status stałego rezydenta. Prawo do pracy bez oddzielnego zezwolenia. |
| Obywatelstwo USA | Prawo do pracy bez ograniczeń. |
Jeśli posiadasz jeden z tych dokumentów – z punktu widzenia zatrudnienia jesteś gotowy. Natomiast to, jaki status uprawnia do złożenia wniosku I-765 i jak przyspieszyć jego rozpatrzenie – to pytania do prawnika imigracyjnego, a nie do pracodawcy: rekruter sprawdza dokument, a nie go wydaje.
SSN: dziewięć cyfr, bez których nie da się nic zrobić
Numer Social Security (SSN) wydaje Social Security Administration – agencja federalna. Pracodawca potrzebuje tego numeru, aby rozliczać Twoje dochody oraz odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne (Social Security) i Medicare. Bez numeru SSN nie da się prawidłowo wypełnić ani formularza W-2 dla pracownika, ani 1099 dla wykonawcy, dlatego zgłoszenie się do SSA jest jednym z pierwszych kroków po przeprowadzce, a nie „później, kiedy już znajdę pracę”.
Formularze I-9 i E-Verify: co wypełnia się przy zatrudnieniu
Formularz I-9 wypełnia każdy pracodawca w USA przy zatrudnianiu każdego pracownika – jest to wymóg federalny. Przedstawiasz dokumenty potwierdzające tożsamość i prawo do pracy, a firma odnotowuje je w formularzu. Jeśli proponują ci pracę „bez dokumentów” – nie jest to uproszczona procedura, lecz pracodawca, który od pierwszego dnia łamie prawo. Zastanów się, co zrobi z twoim czekiem.
E-Verify – to elektroniczny system, który porównuje dane z formularza I-9 z federalnymi bazami danych. Uczestnictwo w tym systemie świadczy o tym, że firma zatrudnia pracowników zgodnie z przepisami. Wniosek praktyczny: pracodawca korzystający z E-Verify jest bardziej wiarygodny, ponieważ twoje dochody będą oficjalne – widzi je bank przy składaniu wniosku o kredyt, wynajmujący przy wynajmowaniu mieszkania oraz urząd skarbowy przy rozliczeniu podatkowym. TreeTech korzysta z E-Verify.
Formularze W-4 i W-9 w prostych słowach
Kolejne pytanie: na jakich zasadach będziesz otrzymywać wynagrodzenie. Od odpowiedzi zależy, jaki formularz podpiszesz podczas zatrudnienia:
- W-4 – dla pracownika na formularzu W-2. Na jej podstawie pracodawca potrąca podatki z każdej wypłaty. Do czasu kwietniowego rozliczenia większość podatków jest już zapłacona.
- W-9 – dla wykonawcy na formularzu 1099. Z wypłaty nie potrąca się nic: sam płacisz podatek od samozatrudnienia w wysokości 15.3% (12.4% na ubezpieczenie społeczne + 2.9% na Medicare) i dokonujesz płatności szacunkowych cztery razy w roku na formularzu 1040-ES.
Podpisanie formularza W-9 z myślą, że to „tylko ankieta”, jest klasycznym błędem: wraz z nim bierzesz na siebie wszystkie obowiązki podatkowe wykonawcy. Różnice między tymi systemami zostały szczegółowo omówione w naszym przewodniku „1099 vs W-2”.
Typowe błędy nowoprzybyłych
- Praca „na czarno” za gotówkę. Brak formularza I-9 oznacza brak dokumentacji dochodów: nie ma czego przedstawić bankowi, wynajmującemu ani urzędowi skarbowemu. Nie są odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne. A jeśli pracodawca nie zapłaci – nie ma czym potwierdzić ustaleń.
- Rozpoczęcie pracy bez pisemnej oferty. Ustne obietnice dotyczące wynagrodzenia nic nie są warte. Standardowa praktyka – warunki na piśmie przed pierwszym dniem pracy: TreeTech wysyła pisemną ofertę w ciągu 48 godzin po rozmowie kwalifikacyjnej, a siatka stawek za pracę akordową (wartość każdego rodzaju zlecenia w punktach) jest widoczna przed podpisaniem umowy.
- Podpisywanie formularzy bez zrozumienia treści. Formularze W-4 lub W-9 określają, kto rozlicza Twoje podatki. Zapytaj wprost: „Czy otrzymam formularz W-2 czy 1099?” – i uzyskaj odpowiedź przed podpisaniem, a nie po otrzymaniu pierwszej wypłaty.
- Niedocenianie wymagań związanych z pracą. Praca technika ma charakter fizyczny – na zewnątrz i w pomieszczeniach, z wykorzystaniem drabiny o wysokości 28 stóp. Potrzebne są prawo jazdy i samochód: własny lub w leasingu za pośrednictwem firmy. Szczerze sprawdź, czy dasz radę, zanim przyjmiesz ofertę.
Lista kontrolna przed pierwszą pracą
- Dokument uprawniający do pracy: EAD (wnioskowany na formularzu I-765), zielona karta lub potwierdzenie obywatelstwa.
- Numer SSN – wydaje Social Security Administration; załatw go w pierwszych dniach po przeprowadzce.
- Prawo jazdy – obowiązkowe w przypadku pracy terenowej jako technik.
- Samochód – własny lub w leasingu za pośrednictwem firmy; narzędzia robocze w TreeTech zapewnia firma.
- Zrozumienie systemu wynagrodzeń: W-4 (W-2, podatki potrącane przez pracodawcę) lub W-9 (1099, podatki na własny rachunek).
- Pisemna oferta z podaniem kwot – przed pierwszym dniem pracy.
- Pracodawca zarejestrowany w systemie E-Verify – to oznaka legalnego zatrudnienia.
Wniosek: dokumenty potrzebne do pierwszej pracy to krótka i ostateczna lista, a nie biurokratyczny labirynt. Prawo do pracy, numer SSN, formularz I-9, jeden formularz podatkowy – i już możesz zacząć. Mając ten zestaw dokumentów, pomocnik w TreeTech rozpoczyna płatne szkolenie z wynagrodzeniem w wysokości $800–1,000 tygodniowo przez pierwsze 2–4 tygodnie pracy w Tennessee, Ohio, Georgii lub Illinois; przełożeni mówią po rosyjsku, a rekruter odpowiada w ciągu 15 minut w godzinach pracy.
Ten artykuł zawiera ogólne informacje na temat zatrudnienia i nie stanowi porady prawnej. W kwestiach dotyczących statusu imigracyjnego i prawa do pracy skontaktuj się z licencjonowanym prawnikiem.